各院（系）、部、處（室）、中心、校屬總公司：
2010年是學校改革發展取得重要成績的一年，各單位檔案歸檔工作也要緊緊圍繞學校各項中心工作，以為教學、科研服務為宗旨,以提高工作和服務質量為重點, 認真做好各類檔案的收集、整理和立卷工作。為了做好2010年度檔案歸檔工作，現將有關要求通知如下：
一、歸檔要求：
1、各部門檔案員要切實履行自己的工作職責，負責本部門歸檔材料的收集、整理工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時于次學年6月底前移交學校檔案室，任何單位和個人不得據為己有。
2、立卷歸檔的材料必須是原件，復印件原則上不得歸檔。凡不符合歸檔要求的文件材料,必須按要求進行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚、用紙規范，因不得已使用壓感紙、傳真紙打印的文件等必須進行復制。
3、歸檔材料必須完整，檔案員在整理過程中要逐件檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏。
4、檔案員將2010年形成的、按年度歸檔的文件材料進行分類整理，按要求將數據錄入檔案管理系統（南大之星），經檔案室檢查合格后再將紙質案卷移交學校綜合檔案室。2010年度以前未歸檔的檔案，按要求分年度整理好一并歸檔。
5、移交歸檔時請同時提交卷內備考表（一卷一份）、卷內目錄（一份）、案卷移交目錄（兩份），由交接雙方簽字蓋章后各自存查。凡文件材料不完整、不符合規檔要求者，將限期改正后歸檔。
6、涉密與非密文件的移交清單分開填寫，其中涉密歸檔材料的交接目錄請用涉密機打印或將空白交接目錄打印出來手填送交檔案館。
二、歸檔時間：
根據《高等學校檔案管理辦法》規定，高校檔案材料歸檔時間為：
1、學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
2、各院系等應當在次學年寒假前歸檔，教學檔案以教學年度為周期隨時歸檔；
3、科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔；
4、基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。
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