各院（系）、機關各部處：
一年一度的立卷歸檔工作早已開始，根據中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的規定要求，請各單位負責檔案工作的人員將2009年形成的、按年度歸檔的文件材料進行分類整理，按要求錄入檔案管理系統（南大之星），經檔案室檢查合格后裝訂成卷，并將紙質案卷移交學校綜合檔案室。2009年度以前未歸檔的檔案，按要求分年度整理好一并歸檔。現將移交過程中有關事項通知如下：
一、歸檔范圍：
根據《高等學校檔案管理辦法》第三章第十八條規定，高校檔案材料歸檔時間為：
(一)學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
(二)各院系等應當在次學年寒假前歸檔；
(三)科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。
二、歸檔要求：
（一）各部門要加強本部門歸檔工作的領導，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責本部門歸檔材料的收集、整理歸檔工作
